Saviez-vous que l’optimisation de votre flotte de véhicules passe par l’emploi de logiciels et de solutions Saas ? Tous les gestionnaires de flotte automobile vous le diront.
L’intérêt ? Fluidifier vos process de gestion, réduire les coûts et gagner du temps.
Il n’est cependant pas toujours évident de faire le bon choix…
- Certains outils sont spécialisés dans la gestion de flotte automobile et offrent des fonctionnalités très complètes.
- D’autres sont des outils tableurs pouvant convenir à la gestion d’un petit parc automobile.
- Il existe en parallèle des solutions conçues pour prévenir l’usure et améliorer l’entretien des véhicules.
- Enfin, certains vous permettent d’agir sur le plan consommation.
Tous ont un point commun : faciliter le quotidien des gestionnaires de parc automobile, quel que soit le mode de financement du parc.
Ici, nous vous détaillons les avantages et inconvénients des solutions de gestion de flotte les plus répandues sur le marché.
SOMMAIRE
- Excel : un outil simple et très apprécié par les gestionnaires de flotte automobile
- Phoenix : un outil de gestion de flotte ultra complet
- Winflotte : l’outil de gestion de flotte par excellence
- GAC Car Fleet : un outil fiable recommandé par les gestionnaires de flotte automobile
Excel : un outil simple et très apprécié par les gestionnaires de flotte automobile
Excel est un outil tableur utilisé en bureautique que l’on ne présente plus. Membre à part entière de la suite Office de Microsoft, il coûte 4 euros par utilisateur et par mois.
Les avantages de cet outil tableur dans la gestion de votre flotte
Excel vous permet de :
● réaliser des reportings précis,
● calculer votre TCO (Total Cost of Ownership),
● créer une base de données recensant tous les véhicules de votre flotte, soit par marque, soit par service d’affectation, ou selon la méthode de filtre qui s’avère la plus intéressante pour vous !
C’est d’ailleurs bien là le gros avantage d’Excel, vous concevez vos tableaux et gérer votre organisation comme vous le sentez, rien n’est jamais figé.
L’outil est idéal pour les petites structures et les flottes de véhicules jusqu’à 200 véhicules environ. Au-delà, la complexité de gestion est telle qu’il devient trop chronophage de poursuivre sur cet outil.
Ses inconvénients
● Excel ne permet pas d’obtenir une vue récente de votre flotte. En clair, les mises à jour ne sont pas faites en temps réel ni de manière automatique, ce qui peut entraîner des erreurs de communication, de saisie et ralentir le traitement des tâches et des informations.
Exemple : si un véhicule tombe en panne et part en réparation, l’outil le mentionnera toujours comme un véhicule disponible au sein du parc jusqu’à ce que quelqu’un renseigne manuellement sa nouvelle situation.
● De plus, le logiciel exige de bien le connaître pour une utilisation plus poussée. Il convient d’être organisé et méticuleux ; l’outil ne vous enverra des alertes que si vous les avez programmées en amont. Côté tutoriel et maîtrise, il existe heureusement pléthore de vidéos en ligne. Vous pouvez ainsi vous former progressivement ce qui grignotera un peu de votre temps.
● Il n’existe aucun historique des données sur Excel.
● Avec Excel, vous devrez traiter vos amendes manuellement. Le logiciel n’étant pas destiné à la gestion de flottes automobiles, il n’est évidemment pas connecté au portail de l’ANTAI… Aucune alerte ne vous informera en temps réel ! Il est donc facile d’omettre de désigner le contrevenant dans les délais.
Phoenix : un outil de gestion de flotte ultra-complet
Phoenix est un logiciel de gestion de flotte créé en 2011. La solution se veut ultra-complète et performante, avec pour objectif principal de gommer les erreurs liées aux mauvaises pratiques. Il s’agit d’un outil Saas conçu par des experts en fleet management, ce qui le propulse au rang des meilleurs outils de gestion de flotte du fait d’un vocabulaire et de réflexes communs qui se sont traduits lors de son développement.
Les avantages de Phoenix
- Gestion des catalogues
- Connexion au portail de l’ANTAI
- Meilleure gestion des PV
- Gestion des factures fournisseurs
- GED
- Hotline tenue par des gestionnaires de flotte (et non des équipes d’informaticiens)
- Stockage des données conforme au RGPD
- Import / Export des données clients, RH et fournisseurs
- Suggestion d’optimisation du TCO
- Calcul du TCO prévisionnel
- Génération d’état comptable
- Tarifs modulables selon la taille de l’entreprise
- Interface de suivi d’indicateurs claire et parfaitement lisible
✅ Le gros plus de Phoenix demeure dans sa personnalisation complète ! Son paramétrage s’effectue en fonction de vos besoins. Il s’interface avec vos autres outils et les différents acteurs de votre flotte (assurance, télématiciens, etc.)
Ses inconvénients
Pas d’inconvénient relevé, Phoenix réalise un sans-faute en matière de gestion de flotte automobile !
Winflotte : L’outil de gestion de flotte par excellence
Winflotte est un outil développé par une équipe d’experts habitués aux problématiques des entreprises liées aux flottes de véhicules. Leurs 25 années d’expérience leur confèrent une forte expertise sur le sujet. La solution s’adresse aux parcs automobiles entre 200 à 20 000 véhicules.
Les avantages de Winflotte
- Connexion à l’ANTAI et désignation rapide du contrevenant
- Déduction automatisée de la TVA et optimisation trésorerie
- Alertes en cas de dépassements (plafond sur choix des options avant commande, consommation abusive, date d’entretien, …)
- Vision affinée sur chaque poste de dépenses avec comparatif sur les années précédentes.
- Mise en conformité avec la législation en temps réel (coût TVS, AND ou Amortissements Non Déductibles, Taxe à l’essieu, etc.)
Ses inconvénients
Là encore, aucun inconvénient identifié avec cet outil, Winflotte se révèle facile à prendre en main et permet de gagner un temps précieux au quotidien, notamment au niveau de la saisie administrative.
GAC Car Fleet : un outil fiable recommandé par les gestionnaires de flotte automobile
GAC Car Fleet est un autre logiciel de gestion de flotte leader sur le marché. À ce jour, la marque gère plus de 330 000 véhicules pour le compte de plus de 250 clients.
Si votre flotte dispose de plus de 50 véhicules, vous pouvez dès lors envisager d’en optimiser la gestion avec GAC Car Fleet. Le suivi de la maintenance, les données de consommation, l’historique des échanges avec les conducteurs et toute autre tâche seront consignés et centralisés dans sa base de données.
Les avantages de GAC Car Fleet
- Mise à jour régulières de l’outil pour une gestion des besoins au plus proche de la réalité
- Connexion à l’ANTAI et notification directe des conducteurs concernés par des contraventions
- Traitement automatique de la TVS
- Nombreux indicateurs d’analyse
- Centralisation des informations
- Stockage des données sécurisé
- Optimisation du TCO et du TCM
- Génération de documents comptable
✅ Le plus de la solution : L’application mobile MyCarFleet qui facilite les échanges entre conducteurs et gestionnaires et permet de collecter des données relatives aux véhicules.
Ses inconvénients selon les gestionnaires de flotte automobile
GAC Car Fleet, à l’instar des deux solutions précédemment citées, se révèle particulièrement fiable.
En résumé
De nombreux outils vous permettent de gagner en productivité et en fluidité dans la gestion de votre parc automobile et de réduire les coûts.
Cet article n’a pas vocation à tous les mentionner. Nous avons sélectionné pour vous les plus connus et les plus utilisés. En réalité, le choix est immense en matière d’outils dédiés à la gestion ou l’optimisation de sa flotte automobile ! 😉
Leurs fonctionnalités sont relativement similaires et votre choix dépend donc de vos besoins et de votre budget, l’objectif étant de vous retrouver avec un outil simple d’utilisation, polyvalent et complet qui génère un ROI positif.
Il est à noter que l’utilisateur restera toujours tributaire de ses éditeurs… En cas de modifications majeures (par exemple de l’interface), il n’aura d’autres choix que de s’en accommoder. Une mise à niveau qui peut faire vaciller temporairement l’organisation et les habitudes des acteurs de l’entreprise.
Si vous cherchez des alternatives aux outils mentionnés dans cet article, renseignez-vous du côté de solutions comme :
- Parck Pilote,
- AS-TECH Parc Auto,
- ATAL,
- FleetNote,
- ou encore Pilote Gestion…
La digitalisation de votre parc est un enjeu stratégique aussi important que son verdissement…🍃 Intéressé pour verdir votre flotte ?
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